Canal de Denúncias para reportar infrações de Compliance
Operamos num setor de atividade altamente regulamentado que exige o cumprimento rigoroso de leis, regras, normas e regulamentos que podem ser complexos. O não-cumprimento do Compliance pode resultar em danos de reputação e penalizações significativas para a empresa, para a gestão ou para o(s) colaborador(es).
O nosso Compliance Officer está autorizado e obrigado a receber informações e denúncias relativas a violações contra o Código de Conduta e/ou às Guidelines de Compliance, a informar e dar seguimento da infração com a Direção, propor medidas adequadas e informar outras autoridades, por exemplo a auditoria interna, o responsável do departamento jurídico e o departamento de Compliance do Grupo, que, por sua vez, informará o Conselho de Administração do Grupo B. Braun.
Para garantir a conformidade, todos os colaboradores da B. Braun são obrigados a relatar quaisquer suspeitas de potenciais infrações ao Código de Conduta ou à Lei. Foram criados canais de comunicação e denúncia adequados que são geridos pelo Compliance Officer. Todas as notificações de suspeitas de incumprimento serão investigadas de forma adequada e, se necessário, serão tomadas medidas corretivas para reforçar ainda mais o Sistema de Gestão de Compliance. O Grupo B. Braun proíbe qualquer retaliação contra os colaboradores ou terceiros por denúncias de infrações ou suspeitas de violação.
Como se faz uma notificação no Canal de Denúncias?
As notificações podem ser feitas ao departamento de Compliance de diferentes formas: correio, telefone e e-mail são métodos possíveis. É importante que as seguintes questões sejam respondidas em todas as notificações.
Quem?
Uma notificação deve deixar claro quem é o remetente. Apenas se o remetente for facilmente identificado é possível iniciar um diálogo eficaz. A exceção relativa às notificações anónimas é explicada no final destas questões.
O quê?
A notificação deve ser formulada de modo a permitir determinar os factos em que se baseia. Note que o Compliance Officer depende da receção dos factos completos em cada situação. Poderão ser solicitadas informações adicionais, pelo que é muitas vezes útil se não submeter a sua a notificação de forma anónima, uma vez que tal permitirá efetuar mais averiguações. Para obter informações sobre o conteúdo não apropriado numa notificação, consulte «Que questões não devem ser notificadas através do Canal de Denúncias».
Quando?
É importante especificar exatamente quando ocorreram os acontecimentos descritos para que as responsabilidades e outros factos relacionados com a situação possam ser assignados adequadamente. A notificação deve ser feita imediatamente pois, pouco pode ser feito relativamente a incidentes que tiveram lugar há muito tempo.
Onde?
O local a partir do qual a notificação é feita deve ser especificado com precisão; indique, sempre que possível, o país, a localização, a fábrica, a divisão e o departamento.
Como fazer uma notificação anónima?
As notificações anónimas diferem do padrão descrito acima. Para tornar a sua notificação anónima, envie-a a partir de uma conta de e-mail que impeça a sua identificação pessoal, como por exemplo, a partir de um endereço que tenha criado sob pseudónimo; isto é fácil utilizando serviços de e-mail privados.
Ao criar a notificação, deve concentrar-se na questão do “O Quê” (ver ponto 2 supra). Todos os detalhes que der relativos a lugares e horários devem ser cuidadosamente selecionados para dificultar ou impossibilitar a sua identificação. No entanto, outras averiguações poderão ser necessárias, por isso pedimos que continue a verificar a conta de e-mail anónima regularmente para que o contacto anónimo possa ser mantido. Caso não seja preenchido o campo “e-mail” a denúncia será rececionada, no entanto, outras averiguações que sejam necessárias não serão possíveis e poderá comprometer o justo desenvolvimento do processo.
Garantimos que todos os dados pessoais relativos às notificações efetuadas através do Canal de Denúncias serão protegidos ao mais alto nível.
Que questões não devem ser notificadas através do Canal de Denúncias?
O Canal de Denúncias serve para esclarecer questões relacionadas com o Compliance e Código de Conduta da B. Braun. Se alguém o utilizar para fazer alegações ou queixas contra um dos nossos colaboradores, por razões pessoais ou políticas, poderá ser considerado abuso de utilização do Canal de Denúncias e medidas poderão vir a ser tomadas.